メインコンテンツにスキップ

FinのHubSpotタグと自動化の早期発火を防ぐ方法

HubSpotのtickets上の各Finタグの意味、なぜfin-resolvedが早期に発火するのか、workflowsやCSAT調査などの自動化の誤作動を防ぐ方法。

Finは更新のたびにHubSpotにタグを書き戻します。これらはFinの動作を最速で確認できる方法であり、あなたのworkflowsもこれを基に構築すべきです。


各タグの意味

Finはticketのライフサイクル全体でFin Tagsプロパティに以下のタグ値を適用します:

タグ

意味

fin-involved

Finが会話に参加しました。

fin-hard-resolution

Finが回答し、問題が実際に解決されました。

fin-soft-resolution

Finが返信しましたが、解決は推定であり確定ではありません。

fin-resolved

ハードまたはソフトのいずれかの解決タイプに適用されます。

fin-routed-to-team

Finが会話をあなたのチームに引き継ぎました。

fin-failed

Finが会話を引き受けましたが回答せず、解放されました。

fin-pending

Finがticketを所有し続け、顧客からの返信を待っています。

fin-user-replied

あなたの顧客がFinに返信しました。

fin-unresolved

Finは対応中ですがまだ問題を解決していません。後の返信で解決する可能性があります。

fin-marked-as-spam

Finが会話をスパムと分類しました。

fin-redirected-to-ticket

Finが会話からticketを作成しました。


誰もが引っかかるポイント

fin-resolvedはハードとソフト両方の解決に適用されるため、単独では質問が実際に回答されたかどうかはわかりません。

ソフト解決はFinが返信を送信した時点で記録されますが、その返信が問題を解決したかは不明です。したがって、Finが確認の質問をした場合、会話中にticketはfin-soft-resolutionfin-resolvedを取得することがあります。

workflowsがfin-resolvedを監視している場合、その時点で発火し、ticketを早期に解決済みとマークします。

ヒント:workflowsはfin-hard-resolutionを基に構築しましょう。このタグは質問が実際に解決された場合にのみ適用されます。


Finの返信ごとに顧客にメールが届くのを防ぐ

Finは回答するたびにticketを解決済みステージに移動し、クローズにはしません。そのため、そのステージをキーにしたworkflowsはFinの返信ごとに(多くは解決メールとして)発火し、顧客があなたより先に受け取ります。

対策:ticket所有者がFinユーザーである条件を追加し、あなたのworkflowsからFinのticketsを除外しましょう。


CSAT調査

CSATのトリガーは解決済みではなくクローズで発火させ、上記のようにticket所有者で制御してください。Finは会話の間にticketを何度も開閉するため、恒久的なクローズ時のみ調査を送るべきです。そうしないと顧客に何度も届きます。

FinのCSATはFin Messengerのみで動作します。HubSpotのemailやticketsではHubSpotのネイティブCSATを使用してください。


確認すべきその他の自動化

workflowは一度だけ実行されました

HubSpotでは再登録はデフォルトでオフです。レコードはトリガーに初めて合致した時のみ登録され、再度はされません。繰り返し実行が必要なら再登録トリガーを追加してください。

チャットのticketsはステータスが変わりませんがemailのものは変わります

これはHubSpotの仕様です。組み込みのステータス自動化はチャットとMessengerをスキップします。source = chatを登録トリガーにしたカスタムworkflowを作成してください。

Finのメールには署名がありません

設定 → 返信設定 → メール署名で署名を設定してください。HubSpotで設定した署名は引き継がれません。FinはHubSpotのメールを送信しますが、署名はFin側で設定する必要があります。これはticketの返信に適用され、チャットには適用されません。


よくある質問

fin-resolvedとfin-hard-resolutionの違いは何ですか?

fin-resolvedはハードとソフト両方の解決に適用されます。fin-hard-resolutionは顧客の質問が実際に回答された場合にのみ適用されます。独自の解決workflowsのトリガーにはfin-hard-resolutionを使ってください。

なぜ会話が終わる前に解決メールが送信されるのですか?

workflowはおそらくfin-resolvedまたは解決済みパイプラインステージを監視しています。Finは会話の終わりだけでなく返信ごとにticketを解決済みに移動します。ticket所有者条件でFinユーザーを除外するか、トリガーをfin-hard-resolutionに切り替えてください。

なぜCSAT調査が複数回送信されるのですか?

Finは会話の間にticketを何度も開閉します。調査トリガーは解決済みではなくクローズ

なぜHubSpotのworkflowは一度しか実行されないのですか?

HubSpotでは再登録はデフォルトでオフです。レコードはトリガーに初めて合致した時のみ登録され、再登録は自動でされません。複数回実行が必要ならworkflowで再登録トリガーを有効にしてください。

なぜチャットのticketステータスが更新されないのですか?

HubSpotの組み込みステータス自動化はチャットとMessengerをスキップします。これは仕様です。チャットticketsのステータス変更にはsource = chatを登録トリガーにしたカスタムworkflowを作成してください。

こちらの回答で解決しましたか?