Sie können Ihre internen Inhalte von Confluence, Guru oder Notion in Ihren Fin-Arbeitsbereich synchronisieren oder importieren, wo sie für Fin und/oder Copilot aktiviert werden können. Confluence- und Notion-Quellen unterstützen jetzt reichhaltigere Metadaten, Vorfilterregeln und einen neuen Metadaten-Überprüfungsprozess, damit Sie genau steuern können, welche Seiten in Fin gelangen und wo sie verwendet werden.
Wenn Inhalte synchronisiert werden:
Sie können in Fin nicht bearbeitet werden. Änderungen müssen im Quelltool (Confluence, Notion oder Guru) vorgenommen werden.
Sie werden automatisch alle 24 Stunden erneut synchronisiert, und alle neuen Inhaltsänderungen werden dann in Fin angezeigt. Eine manuelle erneute Synchronisierung ist ebenfalls möglich.
Die tägliche Synchronisierung wird übersprungen, wenn seit der letzten Synchronisierung keine Inhaltsupdates in der Quelle erfolgt sind, da sonst nichts Neues erzeugt würde.
Inhalte werden neuen synchronisierten Ordnern in Fin hinzugefügt. Ein synchronisierter Ordner kann nicht geändert werden, und alle Ordner werden alphabetisch angezeigt.
Wenn Inhalte importiert werden:
Sie werden in native interne Artikel umgewandelt, die innerhalb Ihres Fin-Arbeitsbereichs bearbeitet oder gelöscht werden können.
Inhalte werden einem neuen nativen Ordner in Fin hinzugefügt. Native Ordner können geändert werden.
Interne Artikel synchronisieren oder importieren
Um neue interne Quellen zu synchronisieren, navigieren Sie zu Train > Content und klicken Sie unter dem Abschnitt "Add content" auf See all.
Wählen Sie dann eine interne Wissensquelle aus, wie zum Beispiel:
Notion
Confluence
Guru
Sie werden nach Zugangsdaten gefragt, um auf das zugehörige Confluence/Guru/Notion-Konto zuzugreifen.
Confluence
Öffnen Sie Ihre Confluence-Quelle unter Train > Content.
Klicken Sie auf Edit source (im Drei-Punkte-Menü neben der Quelle).
Gehen Sie die Schritte Connect → Metadata → Target → Review durch.
Konfigurieren Sie Metadatenfilter, Zielgruppenansprache und die Verfügbarkeit des Fin AI Agent/Copilot.
Klicken Sie auf Update and sync.
Hinweis: Dies funktioniert für sowohl v1- als auch v2-Quellen (Ordner-aktivierte Quellen). Ihre bestehenden OAuth-Zugangsdaten werden übernommen – Sie werden möglicherweise zur erneuten Authentifizierung aufgefordert, wenn Ihre Verbindung abgelaufen ist. Bereiche mit eingeschränkten Berechtigungen können möglicherweise nicht korrekt synchronisiert werden. Stellen Sie stets sicher, dass das Benutzerkonto, das zur Verbindung mit Confluence verwendet wird, über die entsprechenden Ansichts- und Zugriffsrechte für die zu synchronisierenden Bereiche verfügt.
Der Metadaten-Schritt ermöglicht es Ihnen, vorab zu filtern, welche Seiten in Fin aufgenommen werden. Für Confluence werden als strukturierte Felder synchronisierte Metadaten Labels, Titel, übergeordnete Seite, Autor sowie Erstellungs-/Bearbeitungsdaten eingeschlossen. Sie können Vorfilterregeln mit Zeichenkettenbedingungen (ist, ist nicht, enthält, beginnt mit, endet mit) und Labelbedingungen (ist, ist nicht) erstellen.
Hinweis:
Diese Integration unterstützt derzeit nur Confluence Cloud. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht versuchen, eine On-Premises-Version von Confluence zu integrieren.
Wir importieren nur Confluence-Bereiche des Typs ‚global‘.
Melden Sie sich mit einem Benutzerkonto an, das die richtigen Berechtigungen für die Inhalte hat, die Sie mit Fin synchronisieren oder importieren möchten.
Ordner können jetzt in Confluence erstellt werden, werden aber derzeit mit dieser Synchronisierung nicht unterstützt. Sie sehen diese Seiten und Unterseiten nur im Dropdown-Menü ‚Ordner auswählen‘ erscheinen. 👇
Hinweis:
Der Ausschluss von Ordnern wird jetzt über Filter gehandhabt: Verwenden Sie den Filter „Ancestor page“, um ganze Seitenunterbäume auszuschließen. Wenn Sie zuvor Ordner ausgeschlossen hatten, werden diese bei der nächsten Synchronisierung automatisch in Filterregeln umgewandelt – keine Aktion erforderlich.
Wir unterstützen keine Einzelseitensynchronisierung. Es wird nur die Vollsynchronisierung unterstützt.
Wir unterstützen die Synchronisierung von Ordnern, aber nicht von Whiteboards aus Confluence.
Fehlerbehebung bei der Synchronisierung von Confluence-Bereichen
Bei der Integration von Confluence-Bereichen mit Fin kann es vorkommen, dass bestimmte Bereiche nicht sichtbar sind oder nicht korrekt synchronisiert werden. Diese Anleitung hilft Ihnen, diese häufigen Probleme zu diagnostizieren und zu beheben.
Überprüfen Sie den Typ des fehlenden Confluence-Bereichs
Navigieren Sie in Confluence zu Space settings > Manage Space > Space Details.
Überprüfen Sie den ‚Typ‘ des Bereichs.
Fin unterstützt nur die Synchronisierung von Bereichen des ‚global‘ Typs. Bereiche, die als ‚personal‘ oder ‚knowledge_base‘ markiert sind, werden nicht synchronisiert.
Erstellen Sie einen neuen benutzerdefinierten Bereich (wenn der Typ nicht unterstützt wird)
Wenn der fehlende Confluence-Bereich einen nicht unterstützten Typ hat (z. B. ‚personal‘ oder ‚knowledge_base‘), können Sie einen neuen ‚Custom‘ Bereich erstellen, um das Problem zu lösen.
Erstellen Sie in Confluence einen neuen Custom-Bereich.
Übertragen Sie die Inhalte aus Ihrem nicht unterstützten Bereich in diesen neu erstellten Custom-Bereich.
Überprüfen Sie die Sichtbarkeitseinstellungen
Stellen Sie in Confluence sicher, dass der Bereich, den Sie synchronisieren möchten, auf den ‚current‘ Status gesetzt ist.
Nur Bereiche mit diesem Status werden für die Synchronisierung mit Fin berücksichtigt.
Fehlerbehebung bei Ordner- und Seitenhierarchien
Fin unterstützt Ordner innerhalb von Confluence für Synchronisierungszwecke nicht direkt. Stattdessen synchronisiert es basierend auf einzelnen Seiten und Unterseiten.
Um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte korrekt synchronisiert werden, strukturieren Sie sie mit Seiten und Unterseiten. Wenn Sie bestimmte Inhalte ausschließen möchten, verschieben Sie diese Seiten in einen separaten Confluence-Bereich, der nicht für die Synchronisierung mit Fin vorgesehen ist.
Wenn die oben genannten Schritte das Problem nicht lösen, gibt es möglicherweise eine bestimmte Backend-Einstellung, die für Ihren Arbeitsbereich aktiviert werden muss. Wenden Sie sich an unser Support-Team, um dies zu klären. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie die Fehlerbehebung bereits durchlaufen haben. Bitten Sie sie dann, die Aktivierung aller Backend-Einstellungen zu prüfen, die helfen könnten, alle Ihre nicht-personalen Confluence-Bereiche anzuzeigen und die Standardbeschränkungen zu umgehen. Sie helfen Ihnen, alles reibungslos zum Laufen zu bringen.
Hinweis: Bereiche mit eingeschränkten Berechtigungen können möglicherweise nicht korrekt synchronisiert werden. Stellen Sie stets sicher, dass das Benutzerkonto, das zur Verbindung von Confluence mit Intercom verwendet wird, über die entsprechenden Anzeige- und Zugriffsrechte für die zu synchronisierenden Bereiche verfügt.
Guru
Öffnen Sie Ihre Guru-Quelle unter Train > Content.
Geben Sie Ihre Guru-E-Mail und Ihren API-Token ein.
Wählen Sie Collection, Ordner und ob Inhalte importiert oder synchronisiert werden sollen.
Der Status wird in Fin Content angezeigt, wenn die Synchronisierung/der Import startet.
Sobald die Synchronisierung/der Import abgeschlossen ist, ändert sich das Statussymbol zu einem grünen Häkchen.
Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Berechtigungen für Ihr Guru-Konto haben und Ihre API-Zugangsdaten zur Hand sind, wenn Sie synchronisieren oder importieren. API-Zugangsdaten können Sie erhalten, indem Sie den Anweisungen hier folgen und sie finden sich auf Ihrer Einstellungsseite. Stellen Sie sicher, dass Sie das User Token auswählen.
Notion
Öffnen Sie Ihre Notion-Quelle unter Train > Content.
Klicken Sie auf Quelle bearbeiten (im Drei-Punkte-Menü neben der Quelle).
Gehen Sie die Schritte Verbinden → Metadaten → Ziel → Überprüfung durch.
Konfigurieren Sie Metadatenfilter, Zielgruppenansprache und Fin AI Agent/Copilot-Verfügbarkeit.
Hinweis: Für Notion ist keine Migration erforderlich – alles wird bei Ihrer nächsten Synchronisierung implizit gehandhabt. Dynamische Eigenschaften werden automatisch als strukturierte Felder übernommen.
Tipp: Melden Sie sich mit einem Benutzerkonto an, das die richtigen Berechtigungen für die Inhalte hat, die Sie mit Fin synchronisieren oder importieren möchten.
Metadaten-Überprüfungsablauf
Confluence- und Notion-Quellen verwenden einen vierstufigen Einrichtungsablauf, der transparent macht, wie Inhalte in Fin geladen werden, und Ihnen Kontrolle darüber gibt, was importiert wird und wo es verwendet wird.
Verbinden
Authentifizieren Sie sich bei der externen Quelle. Ihre bestehenden OAuth-Zugangsdaten werden für Confluence-Quellen übernommen – Sie werden möglicherweise zur erneuten Authentifizierung aufgefordert, wenn die Verbindung abgelaufen ist.
Metadaten
Wählen Sie aus, welche Inhalte anhand von Vorfilterregeln basierend auf Metadaten aus Ihrer externen knowledge base im Umfang enthalten sein sollen. Typische Metadaten umfassen:
Labels oder Tags
Titel
Übergeordnete Seite / Vorfahrenseite
Autor
Erstellungs- und Bearbeitungsdaten
Dynamische Eigenschaften (Notion)
Erstellen Sie Regeln mit Zeichenkettenbedingungen (ist, ist nicht, enthält, beginnt mit, endet mit) und Label-Bedingungen (ist, ist nicht), um den Ausschnitt der synchronisierten Inhalte einzugrenzen – zum Beispiel nur Seiten mit dem Label "fin-ai" oder nur Inhalte, die nach einem bestimmten Datum aktualisiert wurden.
Tipp: Wenn Sie den Metadaten-Schritt überspringen, importiert der Importeur standardmäßig alle berechtigten Inhalte aus der Quelle.
Ziel
Entscheiden Sie, wo importierte Inhalte innerhalb von Fin verwendet werden. Konfigurieren Sie:
Fin AI Agent – verwenden Sie die Inhalte, um Kundenfragen automatisch zu beantworten (standardmäßig AUS)
Copilot – machen Sie Inhalte für Teamkollegen als vorgeschlagene Antworten verfügbar
Zielgruppenansprache – definieren Sie Zielgruppenregeln auf Quell-Ebene, die beim Import automatisch angewendet werden
Überprüfung
Bestätigen Sie Ihre Konfiguration, bevor die Synchronisierung beginnt. Die Überprüfung zeigt:
Verbindungsdetails (mit welchem externen Konto oder Subdomain Sie verbunden sind)
Elemente im Umfang nach Anwendung der Metadatenfilter
Aktivierte Ziele im Zielbereich
Zielgruppen- und Targeting-Regeln
Geben Sie der Quelle einen klaren Namen, bevor Sie bestätigen – zum Beispiel „Confluence – Internal Support KB“ oder „Notion – Product Docs (EMEA)“. Klicken Sie dann auf Aktualisieren und synchronisieren.
Tipp: Sie können denselben Ablauf später erneut öffnen, um Metadaten-, Ziel- oder Überprüfungseinstellungen anzupassen, ohne die Quelle neu zu erstellen.
Verwalten Sie synchronisierte interne Artikel
Sobald die Synchronisierung oder der Import abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung und die internen Artikel erscheinen unter Train > Content im Abschnitt "Content sources".
Konfigurieren Sie die Einstellungen für interne Artikel
Gehen Sie zu Train > Content, wählen Sie die Inhaltsquelle aus und öffnen Sie dann den internen Artikel. Konfigurieren Sie die Einstellungen im rechten "Details"-Bereich:
Daten: Sehen Sie sich den Inhaltstyp, die Sprache, das Erstellungsdatum, den Ersteller, das letzte Update und den Teamkollegen an, der es zuletzt aktualisiert hat.
Fin: Um Fin und Copilot zu aktivieren/deaktivieren. Wenn aktiviert, werden die Inhalte Kunden über den Fin Agent und Teamkollegen über den Fin Copilot jeweils verfügbar gemacht.
Audience: Stellen Sie sicher, dass Kunden nur Antworten erhalten und Inhalte sehen, die für sie relevant sind, wenn Fin oder Copilot antwortet.
Link: Ein Link zum Artikel in Ihrer internen knowledge base (z. B. Notion/Confluence/Guru).
Reports: Verfolgt, wie oft dieser Inhalt von Fin Agent verwendet wird, um Gespräche zu lösen.
Tags: Fügen Sie einen Tag hinzu, um interne Artikel zu gruppieren und Inhalte organisiert zu halten (einschließlich importierter Tags).
Hinweis:
Synchronisierte interne Artikel können nicht bearbeitet werden. Wenn Sie Änderungen am Inhalt vornehmen möchten, müssen Sie dies direkt in der Quelle tun.
Importierte interne Artikel können innerhalb von Fin bearbeitet und verwaltet werden. Sie werden nicht mit der Quelle synchronisiert, daher müssen alle Änderungen innerhalb Ihres Fin-Arbeitsbereichs vorgenommen werden.
Interne Artikel erneut synchronisieren oder entfernen
Interne Artikel aus externen Quellen werden automatisch alle 24 Stunden synchronisiert, aber Sie können eine Quelle manuell erneut synchronisieren oder entfernen, indem Sie zu Train > Content gehen, das 3-Punkte-Menü neben der Quelle auswählen und dann Erneut synchronisieren oder Diese Quelle entfernen wählen.
