Les fichiers PDF et DOCX peuvent être ajoutés au contenu de Fin pour l'entraînement. Il suffit de télécharger le document et le contenu texte sera extrait et disponible pour Fin en quelques minutes.
Similaire aux extraits, le contenu de ces documents est une source privée, donc vos clients ne verront aucun lien vers eux dans les réponses de Fin. Le contenu sert uniquement à améliorer la qualité et la couverture des réponses de Fin.
Télécharger un document pour Fin
Pour télécharger un document pour Fin, allez dans Formation > Contenu et cliquez sur Voir tout sous la section "Ajouter du contenu", puis choisissez Télécharger un document.
Vous pouvez télécharger jusqu'à 10 fichiers à la fois (PDF ou DOCX). La fenêtre de téléchargement supporte la sélection multiple ou le glisser-déposer de plusieurs fichiers.
Une fois le téléchargement terminé, vous recevrez un email récapitulatif listant les fichiers traités avec succès et ceux ayant échoué. Tous les documents seront visibles depuis Formation > Contenu sous la section "Sources de contenu" en quelques minutes et seront généralement disponibles pour Fin sous 10 minutes.
Note :
Chaque document téléchargé doit avoir un nom unique avec un contenu unique.
Seul le format texte est supporté (c’est-à-dire que si vous pouvez sélectionner le texte dans le PDF, Fin et Copilot peuvent l’utiliser).
Le texte au sein des tableaux est également lisible par Fin et Copilot.
Les documents de plus de 100 Mo ne peuvent pas être importés.
Les documents chiffrés ou protégés par mot de passe ne sont pas supportés.
Chaque espace de travail a une limite de 100 documents que vous pouvez télécharger.
Les documents à colonnes multiples ne sont pas supportés :
Gestion des documents pour Fin
Pour gérer les documents, allez dans Formation > Contenu et cliquez sur Articles (Extraits, articles publics, internes, docs) sous la section "Sources de contenu".
Puis ouvrez le document que vous souhaitez gérer (vous pouvez rechercher et filtrer par Type est Document en haut de la page).
Configurer les paramètres
Lorsque vous consultez un document, un panneau "Détails" se trouve à droite et contient :
Données : Voir le type de contenu, la langue, la date de création, la dernière mise à jour (date du dernier téléchargement).
Fin : Activer/désactiver pour Fin Agent et Fin Copilot. Lorsqu’activé, le contenu devient disponible respectivement pour les clients et les coéquipiers.
Audience : Ciblez votre contenu à un public spécifique, afin que vos clients ne voient que le contenu pertinent pour eux.
Rapports : Suit la fréquence d’utilisation de ce contenu pour résoudre les conversations par Fin Agent.
Étiquette : Ajoutez une étiquette pour regrouper les documents et garder le contenu organisé.
Rendez-le disponible pour Fin
Pour rendre un document disponible pour Fin, allez dans Formation > Contenu et cliquez sur Articles (Extraits, articles publics, internes, docs) sous la section "Sources de contenu", puis ouvrez le document.
Dans le panneau "Détails", faites défiler jusqu’à « Fin » et activez :
Fin Agent - Ce paramètre rendra l’extrait disponible pour Fin Agent afin qu’il l’utilise pour répondre aux clients (il respectera les règles d’audience).
Fin Copilot - Ce paramètre rendra l’extrait disponible pour Fin Copilot afin qu’il l’utilise pour répondre aux coéquipiers.
Planifier la disponibilité des documents
Vous pouvez planifier quand un document s’active ou se désactive pour Fin et Copilot, à une date, heure et fuseau horaire futurs. Définissez une date de début uniquement, ou une date de début et de fin pour créer une fenêtre de disponibilité limitée dans le temps. La planification s’applique aux éléments individuels ou en masse.
Planifier un seul document
Ouvrez le document. Dans le panneau Détails à droite, trouvez la section Planification dans le menu déroulant Fin.
Cliquez sur Planifier la disponibilité.
Dans la fenêtre : sélectionnez le produit IA (Fin pour Service ou Fin Copilot), définissez la disponibilité (Activer ou Désactiver), puis choisissez une date, une heure et un fuseau horaire.
Activez éventuellement Définir une date de fin pour ajouter une date et heure de fin — l’action s’inverse automatiquement à ce moment-là.
Cliquez sur Planifier pour confirmer.
Planification en masse des documents
Sélectionnez plusieurs documents dans la liste de contenu.
Allez dans le menu déroulant Plus d’actions et sélectionnez Planifier la disponibilité.
La même fenêtre de planification s’applique à tous les éléments sélectionnés.
Comment fonctionne la planification
Date de début uniquement : L’action d’activation/désactivation se déclenche à l’heure prévue et reste en vigueur jusqu’à ce que vous la modifiiez manuellement.
Date de début + fin : Le contenu s’active (ou se désactive) à l’heure de début, puis revient automatiquement à l’heure de fin.
Les modifications manuelles n’annulent pas une planification en attente : Si vous modifiez manuellement la disponibilité après avoir défini une planification, la transition planifiée se déclenchera toujours à l’heure prévue et remplacera votre modification manuelle.
Une planification en attente par élément et par agent : La définition d’une nouvelle planification remplace la précédente — pas de doublons.
Contenu supprimé : Si un document est supprimé avant que sa planification ne se déclenche, la planification ne s’appliquera pas et aucune erreur ne sera affichée.
Astuce : Pour auditer et gérer le contenu planifié, filtrez la liste de contenu par l’étiquette scheduled-for-agent-availability. Cela affiche uniquement les éléments avec des transitions planifiées à venir, facilitant la revue d’ensemble.
Mettre à jour ou supprimer un document
Pour mettre à jour ou supprimer un document, allez dans Formation > Contenu et cliquez sur Articles (Extraits, articles publics, internes, docs) sous la section "Sources de contenu", puis ouvrez le document.
Ici, vous pouvez choisir de Supprimer ou Retélécharger et sélectionner une nouvelle copie du fichier que vous souhaitez remplacer.
Note : Le contenu des documents est en lecture seule et ne peut pas être modifié directement dans l’éditeur. Si vous souhaitez mettre à jour le contenu, la source du fichier devra être mise à jour puis retéléchargée.
Images des PDFs
Pour les PDFs importés, les images sont désormais extraites avec le contenu texte. Cela signifie que Fin a accès aux images des PDFs importés, qu’il peut utiliser pour enrichir ses réponses et offrir une meilleure expérience client.
Note : Les clients ayant des PDFs existants devront les réimporter pour que les images soient incluses.
Comportement des réponses de Fin
Lorsqu’un document est utilisé comme source de contenu dans une réponse d’Agent IA, le client ne voit pas de lien vers le document. À la place, il verra un message indiquant Les réponses IA sont générées à partir de sources publiques et privées fournies par [votre nom d’entreprise].