Dieser Leitfaden führt Sie durch die Einrichtung von Fin bei HubSpot email tickets. Für Fin Messenger mit HubSpot Übergabe siehe Fin Messenger HubSpot setup.
Voraussetzungen
Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:
HubSpot Service Hub Professional: Tickets müssen in Ihrem Konto aktiviert sein.
Dedizierter HubSpot-Benutzer: Ein Support-Sitz, der Fin AI repräsentiert (z. B. „Fin AI Agent“). Wir empfehlen ein dediziertes Konto statt eines persönlichen – es ist einfacher zu debuggen, wenn klar ist, welcher Admin handelt, und es schützt vor Problemen, falls das Konto dieses Agenten gelöscht wird oder sich seine Berechtigungen ändern.
Admin-Zugriff: Vollständige Administratorrechte in Ihrem Fin-Arbeitsbereich.
Schritt 1: HubSpot verbinden
HubSpot verwendet OAuth2 zur Verbindung. Tokens werden automatisch aktualisiert, damit die Verbindung aktiv bleibt.
Gehen Sie zu Connect in der Hauptnavigation und klicken Sie auf Connect to HubSpot.
Schließen Sie den HubSpot OAuth-Autorisierungsprozess ab, um Fin Zugriff zu gewähren.
Nach Abschluss wird Ihr Status als Connected angezeigt.
Daten von HubSpot synchronisieren (optional)
Nach der Verbindung können Sie Attribute von HubSpot in Fin synchronisieren. Fin sendet und empfängt diese Attribute während des gesamten Gesprächsverlaufs, um Daten auf beiden Plattformen synchron zu halten. Verwenden Sie dies, um Ihre Inhalte auf verschiedene Zielgruppen auszurichten, tickets automatisch zu klassifizieren und Verzweigungen in workflows zu erstellen.
Automatische Einrichtung
Nach einer erfolgreichen Verbindung führt Fin automatisch aus:
Erstellt drei benutzerdefinierte ticket-Eigenschaften in HubSpot (Fin Status, Fin Tags und Fin Assignment) unter einer Eigenschaftsgruppe „Fin AI Agent“. Diese sehen Sie in Ihren HubSpot-Einstellungen wie unten gezeigt.
Setzt vier HubSpot workflows ein (anfangs deaktiviert): Assign New Tickets, Resolution, Pending und Route to Team. Diese workflows basieren auf der Pipeline und den Phasen, die Sie in Schritt 2 konfigurieren. Löschen Sie sie nicht – sie sind erforderlich, damit Fin korrekt funktioniert.
Richtet den Standard-Fin workflow für Triagierung und Übergaben ein.
Schritt 2: Konfigurieren Sie Ihre Verbindung zu HubSpot
In Deploy › HubSpot Tickets klicken Sie auf Configure your connection to HubSpot. Dies öffnet eine Einstellungsseite mit zwei Aufgaben: Wählen Sie den HubSpot-Benutzer aus, den Fin repräsentiert (verwenden Sie ein dediziertes Konto – z. B. „Fin AI Agent“ – statt eines persönlichen), dann wählen Sie Ihre Pipeline und ordnen deren Phasen den Fin ticket-Zuständen zu.
Fin-Zustand | Was es bedeutet | Standard-Support-Pipeline-Phase |
Neues ticket | Die Phase, die Fin überwacht, um neue tickets zu erfassen | Neu |
Warten auf Kunde | Fin verschiebt das ticket hierhin, während auf eine Kundenantwort gewartet wird | Warten auf Kontakt |
Warten auf Ihr Team | Fin verschiebt das ticket hierhin, wenn es an einen menschlichen Teamkollegen übergibt | Warten auf uns |
Gelöst | Fin verschiebt das ticket hierhin, wenn es ein Gespräch löst | Geschlossen |
Hinweis: Um Ihre Pipeline- und Phasennamen in HubSpot zu finden, gehen Sie zu Einstellungen > Datenverwaltung > Objekte > Tickets > Pipelines und klicken Sie auf Ihren Pipeline-Namen. Wenn Ihr Team eine benutzerdefinierte Pipeline verwendet, wählen Sie diese aus und ordnen Sie deren Phasen entsprechend zu. Diese Konfiguration wird für alle Ihre HubSpot-Kanäle geteilt. Wenn Sie sie bereits für Fin Messenger eingerichtet haben, können Sie diesen Schritt überspringen. Um diese Konfiguration zukünftig zu aktualisieren, gehen Sie zu Einstellungen > Kanäle > HubSpot Tickets.
Schritt 3: Erstellen Sie Ihren workflow
Bevor Sie live gehen, stellen Sie sicher, dass Ihre knowledge base, Anleitung und Ton in Ihren Fin AI-Einstellungen konfiguriert sind. Wenn Sie live gehen, startet der Assign New Tickets workflow sofort und leitet alle neuen HubSpot tickets an Fin weiter – Fin beantwortet und übergibt basierend auf dem von Ihnen erstellten workflow. Auf Deploy › HubSpot Tickets > Create a workflow klicken Sie auf + add workflow.
Entwerfen Sie den Pfad, wenn ein Gespräch in einem HubSpot email channel gestartet wird.
Hinweis: Antwortoptionen und Schritte zum Erstellen eines tickets sind im HubSpot email conversations channel nicht verfügbar. Der einzige Übergabemodus für HubSpot tickets ist Übergabe an Agent in HubSpot.
Schritt 4: Teste Fin
Bevor Sie live gehen, überprüfen Sie, ob Fin korrekt reagiert, ohne Ihre Live-Ticket-Warteschlange zu beeinträchtigen. Es gibt zwei Ansätze:
Option 1: Verwenden Sie die Testfunktion von Fin
Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Inhalte in Ihrer knowledge base hinzugefügt haben, aus der Fin schöpfen kann.
Verwenden Sie die Test-Funktion von Fin, um echte Kundenfragen zu stellen und zu überprüfen, wie Fin antwortet.
Verfeinern Sie Ihre Inhalte und Anleitungen, bis Sie mit den Antworten von Fin zufrieden sind.
Sie können die Kriterien des Assign New Tickets workflows vor dem vollständigen Livegang eingrenzen, sodass Fin nur die Tickets bearbeitet, die Sie möchten. So können Sie den kompletten Ablauf mit echten tickets testen, ohne dass Fin Ihre gesamte Warteschlange übernimmt.
Hinweis: Die Integration muss auf Live gestellt sein, bevor Fin auf tickets reagiert – auch auf Testtickets. Schließen Sie zuerst Schritt 5: Live gehen ab, und verwenden Sie dann die untenstehenden Kriterien, um einzuschränken, welche tickets Fin während des Tests bearbeitet.
Gehen Sie in HubSpot zu Automation > Workflows > Fin AI Agent – Assign New Tickets workflow.
Fügen Sie ein Kriterium hinzu: ticket Beschreibung ist gleich „FIN test“.
Senden Sie eine Test-E-Mail an Ihre Support-Adresse mit „FIN test“ in der Beschreibung. Nur dieses ticket wird an Fin weitergeleitet – alle anderen bleiben unberührt.
Überprüfen Sie den kompletten Ablauf inklusive Lösung, Übergabe und Aktualisierung der Eigenschaften.
Wenn Sie bereit sind, vollständig live zu gehen, entfernen oder erweitern Sie die Kriterien im workflow.
Profi-Tipp: Dieser Kriterienansatz funktioniert auch für eine gestaffelte Einführung, z. B. nur eine bestimmte ticketart an Fin weiterzuleiten, bevor Sie Ihre gesamte Warteschlange einbeziehen.
Schritt 5: Live gehen
Wenn Sie bereit sind, klicken Sie im Bereitstellungsablauf auf Live gehen. Dadurch werden alle vier HubSpot workflows aktiviert und Fin beginnt sofort, eingehende tickets basierend auf dem konfigurierten workflow und der knowledge base zu bearbeiten.
So funktioniert es
HubSpot tickets-Fluss
Ein ticket wird in HubSpot erstellt und der Assign New Tickets workflow wird ausgelöst, der es dem Fin AI Agent zuweist.
Ein webhook wird an Fin ausgelöst. Fin ruft das ticket, den Thread und den Kontakt ab und erstellt dann eine Fin-Konversation.
Fin bearbeitet das ticket und synchronisiert die Antworten in Echtzeit zurück zum HubSpot ticket-Thread.
Benutzerdefinierte HubSpot-Eigenschaften werden kontinuierlich aktualisiert: Fin Status (offen/ausstehend/gelöst), Fin Tags (Art der Lösung), Fin Assignment (Agent).
Die vier HubSpot workflows reagieren auf diese Eigenschaftsänderungen, um die Phasen der ticket-Pipeline und die Zuweisung entsprechend zu aktualisieren.
Zwei-Wege-Nachrichtensynchronisation
HubSpot ticket-Thread-Nachrichten synchronisieren sich mit Fin-Konversationen
Antworten in Fin synchronisieren sich als Antworten im HubSpot ticket-Thread zurück
Bildanhänge werden von HubSpot zu Fin synchronisiert
Eigenschaftsbasierte Berichterstattung
Fin aktualisiert automatisch drei benutzerdefinierte HubSpot-Eigenschaften während des gesamten ticket-Lebenszyklus und gibt Ihnen so volle Transparenz darüber, was Fin tut:
Eigenschaft | Werte | Was es verfolgt |
Fin Status | offen, ausstehend, gelöst | Aktueller Status des tickets in der Bearbeitung durch Fin |
Fin Tags | fin-involved, fin-soft-resolution, fin-hard-resolution, fin-resolved, fin-routed-to-team, fin-failed | Wie das ticket bearbeitet wurde (z. B. gelöst, an Team weitergeleitet) |
Fin Assignment | fin, human-teammate | Ob Fin oder ein menschlicher Kollege derzeit das ticket besitzt |
Verwenden Sie diese Eigenschaften in den nativen HubSpot-Berichts- und Filtertools, um Fin's Beteiligung, Lösungsraten und Übergabemuster in Ihrer ticket-Pipeline zu verfolgen.
Fin Tags Referenz
Fin wendet während des gesamten ticket-Lebenszyklus die folgenden Tag-Werte auf die Eigenschaft Fin Tags an:
Tag | Was es bedeutet |
fin-involved | Fin hat an der Konversation teilgenommen. |
fin-soft-resolution | Fin hat eine Antwort gegeben, aber das ticket wurde nicht als gelöst bestätigt. |
fin-hard-resolution | Der Kunde hat ausdrücklich bestätigt, dass die Antwort von Fin sein Problem gelöst hat. |
fin-resolved | Fin hat das ticket vollständig gelöst. |
fin-routed-to-team | Das ticket wurde an einen menschlichen Teamkollegen übergeben. |
fin-failed | Wird zu offenen tickets hinzugefügt, die Fin zugewiesen sind und innerhalb von 1 Stunde keinen Fortschritt zeigen. Verhindert, dass tickets stecken bleiben, wenn Fin keine Aktion ausführt (z. B. nicht löst, weiterleitet oder antwortet). |
Deaktivieren oder Widerrufen
Deaktivieren
Pausiert die Integration, ohne die Konfiguration zu verlieren. Verwenden Sie dies, um Fin vorübergehend daran zu hindern, tickets zu bearbeiten.
Alle vier HubSpot workflows sind deaktiviert.
Konfiguration und Feldzuordnungen bleiben erhalten.
Widerrufen
Eine vollständige Demontage der Integration.
Alle HubSpot workflows werden gelöscht.
Die OAuth-Verbindung wird zerstört.
Wichtig: Der Widerruf erfordert eine vollständige Neukonfiguration zur Wiederverbindung. Verwenden Sie Deaktivieren, wenn Sie nur eine vorübergehende Pause benötigen.
Fehlerbehebung
Fin reagiert nicht auf HubSpot tickets
Wenn Fin tickets nicht abruft, überprüfen Sie Folgendes:
HubSpot Workflows: Gehen Sie in HubSpot zu Automation > Workflows und bestätigen Sie, dass alle vier Fin workflows aktiviert sind.
Zuweisung: Stellen Sie sicher, dass der Workflow Assign New Tickets tickets korrekt dem vorgesehenen Fin AI-Agenten zuweist.
Verbindungsstatus: Überprüfen Sie, ob die OAuth-Verbindung noch aktiv ist, indem Sie in der Hauptnavigation zu Connect gehen. Wenn sie abgelaufen ist, autorisieren Sie die Verbindung erneut.
Fin Workflow: Bestätigen Sie, dass der Fin workflow in Ihrem Arbeitsbereich auf Live eingestellt ist.
HubSpot-Benutzer erscheint nicht im Auswahlmenü
Wenn Sie den dedizierten "Fin AI"-Benutzer nicht in der Agentenliste finden, überprüfen Sie, ob der Benutzer einen gültigen Support-Sitz in HubSpot mit den richtigen Berechtigungen hat.
Übernahme eines Gesprächs von Fin
Wenn Sie eingreifen müssen, während Fin aktiv ein ticket bearbeitet, weisen Sie Fin nicht manuell ab, bevor Sie antworten. Wenn Sie Fin zuerst abweisen, verarbeitet es keine eingehenden Nachrichten mehr, da es nicht mehr dem ticket zugewiesen ist.
Antworten Sie stattdessen direkt in HubSpot, ohne die Zuweisung zu ändern. Fin erkennt, dass ein Teamkollege geantwortet hat, und zieht sich automatisch zurück – es sendet keine weiteren Antworten und aktualisiert die Fin-Tags, um die Übergabe widerzuspiegeln.
So richten Sie eine E-Mail-Signatur für tickets ein
Sie können eine E-Mail-Signatur zu Fins Antworten auf HubSpot tickets hinzufügen. Die Signatur wird nur an ticket-Antworten angehängt – sie erscheint nicht in Chat-Gesprächen.
Um Ihre E-Mail-Signatur einzurichten, gehen Sie zu Einstellungen > Antwort-Einstellungen > Fins E-Mail-Antworten und klicken Sie auf Signatur anpassen.
Dort können Sie:
Text, Links und Formatierung zu Ihrer Signatur hinzufügen
Ein Logo hochladen (PNG, JPG oder GIF, kleiner als 1 MB) und Position sowie Größe steuern
Die Signatur vor dem Speichern ansehen
Einschränkungen
Eine knowledge base pro Synchronisierung – um mehrere knowledge bases zu synchronisieren, richten Sie für jede eine separate Synchronisierung ein.
Erfordert Content Hub (CMS Hub) Professional oder Enterprise nur für Artikel- und knowledge base-Synchronisierung. HubSpots GraphQL Collector API ist die einzige unterstützte Methode zum Abfragen von knowledge base-Daten und erfordert den
collector.graphql_query.execute-Bereich, der nur in diesen Plänen verfügbar ist. Der Rest der Integration funktioniert wie erwartet auch in niedrigeren Plänen. Siehe HubSpots Bereichsreferenz und Abfragen von knowledge base-Daten via GraphQL für Details.
FAQs
Kann der HubSpot ticket-Titel dynamisch sein?
Kann der HubSpot ticket-Titel dynamisch sein?
HubSpot ticket-Titel sind derzeit statisch. Dynamische Titel (z. B. mit Publikumname, Besucher-E-Mail oder Gesprächsthema) werden noch nicht als native Option unterstützt.
Welche Tag-Werte wendet Fin auf HubSpot tickets an?
Welche Tag-Werte wendet Fin auf HubSpot tickets an?
Fin verwendet die folgenden Tags, um ticket-Zustände während des Gesprächsverlaufs zu verfolgen:
fin-involved — Fin war am Gespräch beteiligt.
fin-soft-resolution — Fin hat eine Antwort gegeben, aber das ticket wurde nicht als gelöst bestätigt.
fin-hard-resolution — Der Kunde hat ausdrücklich bestätigt, dass die Antwort von Fin sein Problem gelöst hat.
fin-resolved — Fin hat das ticket vollständig gelöst.
fin-routed-to-team — Das ticket wurde an einen menschlichen Teamkollegen übergeben.
fin-failed — Wird zu offenen tickets hinzugefügt, die Fin zugewiesen sind und innerhalb von 1 Stunde keinen Fortschritt zeigen. Verhindert, dass tickets stecken bleiben, wenn Fin keine Aktion ausführt (z. B. nicht löst, routet oder antwortet).
Dies sind die gleichen Tag-Werte, die in allen Fin-Integrationen verwendet werden.