Esta guía te guía para configurar Fin en los tickets de correo electrónico de HubSpot. Para Fin Messenger con transferencia a HubSpot, consulta Configuración de Fin Messenger HubSpot.
Requisitos previos
Antes de comenzar, asegúrate de tener:
HubSpot Service Hub Professional: Los tickets deben estar habilitados en tu cuenta.
Usuario dedicado de HubSpot: Un asiento de soporte para representar a Fin AI (por ejemplo, "Fin AI Agent"). Recomendamos una cuenta dedicada en lugar de una personal: es más fácil depurar cuando está claro qué administrador está tomando acción y protege contra problemas si se elimina la cuenta de ese agente o cambian sus permisos.
Acceso de administrador: Permisos administrativos completos en tu espacio de trabajo Fin.
Paso 1: Conectar HubSpot
HubSpot usa OAuth2 para conectar. Los tokens se actualizan automáticamente para que la conexión permanezca activa.
Ve a Deploy > HubSpot Tickets y haz clic en Connect.
Completa el flujo de autorización OAuth de HubSpot para otorgar acceso a Fin.
Una vez finalizado, tu estado mostrará Connected.
Elige un agente Fin HubSpot
Selecciona el usuario de HubSpot que representa a Fin AI. Este usuario será el propietario de los tickets mientras Fin los procesa.
Nota: Recomendamos una cuenta dedicada en lugar de una personal: es más fácil depurar cuando está claro qué administrador está tomando acción y protege contra problemas si se elimina la cuenta de ese agente o cambian sus permisos. Si un usuario de HubSpot no aparece en la lista, verifica que tenga un asiento de soporte válido y los permisos correctos en HubSpot.
Sincronizar datos desde HubSpot (opcional)
Una vez conectado, puedes sincronizar atributos de HubSpot en Fin. Fin envía y recibe estos atributos durante todo el ciclo de vida de la conversación, manteniendo los datos sincronizados en ambas plataformas. Usa esto para dirigir tu contenido a diferentes audiencias, clasificar automáticamente tickets y crear ramas en workflows.
Configuración automática
Tras una conexión exitosa, Fin automáticamente:
Crea tres propiedades personalizadas de ticket en HubSpot (Fin Status, Fin Tags y Fin Assignment) bajo un grupo de propiedades "Fin AI Agent".
Despliega cuatro workflows de HubSpot (inicialmente deshabilitados): Assign New Tickets, Resolution, Pending y Route to Team. No los elimines ya que son necesarios para que Fin funcione correctamente.
Configura el workflow Fin predeterminado para el triaje y las transferencias.
Paso 2: Construye tu workflow
Personaliza la forma en que Fin saluda y responde a los clientes o transfiere cuando no puede ayudar. Navega a Manage workflow en tu espacio de trabajo Fin para personalizar la experiencia y ponerla en vivo.
Antes de ponerlo en vivo, asegúrate de que tu knowledge base, guía y tono estén configurados en los ajustes de Fin AI. Cuando lo pongas en vivo, el workflow Assign New Tickets comenzará a enrutar inmediatamente todos los nuevos tickets de HubSpot a Fin; Fin responderá y transferirá según el workflow que hayas construido.
Nota: Las opciones de respuesta y los pasos para crear un ticket no están disponibles en el canal de conversaciones por correo electrónico de HubSpot. El único modo de transferencia para tickets de HubSpot es Hand-off to agent in HubSpot.
Paso 3: Prueba Fin
Antes de ponerlo en vivo, valida que Fin responda correctamente sin afectar tu cola de tickets en vivo. Hay dos enfoques:
Opción 1: Usa la función Test de Fin
Asegúrate de haber añadido suficiente contenido a tu knowledge base para que Fin pueda usarlo.
Usa la función Test de Fin para hacer preguntas reales de clientes y revisar cómo responde Fin.
Refina tu contenido y guía hasta que estés satisfecho con las respuestas de Fin.
Opción 2: Lanzamiento por fases basado en criterios (recomendado)
Puedes restringir los criterios del workflow Assign New Tickets antes de ponerlo completamente en vivo para que Fin solo tome los tickets que quieres que maneje. Esto te permite probar el flujo completo con tickets reales sin que Fin tome toda tu cola.
Nota: La integración debe estar en Live antes de que Fin responda a cualquier ticket, incluidos los de prueba. Completa primero la Parte 4: Go live, luego usa los criterios a continuación para restringir qué tickets toma Fin durante las pruebas.
En HubSpot, ve a Automation > Workflows > Fin AI Agent – Assign New Tickets workflow.
Agrega un criterio: ticket Description es igual a "FIN test".
Envía un correo de prueba a tu dirección de soporte con "FIN test" en la descripción. Solo este ticket será dirigido a Fin; los demás no se verán afectados.
Valida el flujo completo incluyendo resolución, transferencia y actualizaciones de propiedades.
Cuando estés listo para ponerlo completamente en vivo, elimina o amplía los criterios en el workflow.
Consejo profesional: Este enfoque de criterios también funciona para un despliegue por fases, por ejemplo, solo enrutar un tipo específico de ticket a Fin antes de expandir a toda tu cola.
Paso 4: Poner en vivo
Cuando estés listo para ponerlo en vivo, haz clic en Go live. Esto habilita los cuatro workflows de HubSpot y Fin comienza a manejar los tickets entrantes.
Cómo funciona
Flujo de tickets de HubSpot
Se crea un ticket en HubSpot y se activa el workflow Assign New Tickets, asignándolo al agente Fin AI.
Se activa un webhook a Fin. Fin obtiene el ticket, el hilo y el contacto, luego crea una conversación Fin.
Fin trabaja el ticket y sincroniza las respuestas de vuelta al hilo del ticket en HubSpot en tiempo real.
Las propiedades personalizadas de HubSpot se actualizan continuamente: Fin Status (abierto/pendiente/resuelto), Fin Tags (tipo de resolución), Fin Assignment (agente).
Los cuatro workflows de HubSpot reaccionan a estos cambios de propiedad para actualizar las etapas del pipeline de tickets y la asignación en consecuencia.
Sincronización bidireccional de mensajes
Los mensajes del hilo de ticket de HubSpot se sincronizan con las conversaciones de Fin
Las respuestas en Fin se sincronizan de vuelta como respuestas en el hilo del ticket de HubSpot
Los archivos adjuntos de imagen se sincronizan de HubSpot a Fin
Informes basados en propiedades
Fin actualiza automáticamente tres propiedades personalizadas de HubSpot a lo largo del ciclo de vida de cada ticket, dándote visibilidad completa de lo que Fin está haciendo:
Propiedad | Valores | Qué rastrea |
Fin Status | abierto, pendiente, resuelto | Estado actual del ticket en el manejo de Fin |
Fin Tags | fin-involved, fin-soft-resolution, fin-resolved, fin-routed-to-team | Cómo se manejó el ticket (por ejemplo, resuelto, asignado a un equipo) |
Fin Assignment | fin, human-teammate | Si Fin o un compañero humano actualmente posee el ticket |
Usa estas propiedades en las herramientas nativas de informes y filtrado de HubSpot para rastrear la participación de Fin, las tasas de resolución y los patrones de transferencia a lo largo de tu pipeline de tickets.
Desactivando o revocando
Desactivar
Pausa la integración sin perder la configuración. Usa esto para detener temporalmente que Fin maneje tickets.
Los cuatro workflows de HubSpot están deshabilitados.
La configuración y los mapeos de campos se conservan.
Revocar
Una desinstalación completa de la integración.
Todos los workflows de HubSpot son eliminados.
La conexión OAuth es destruida.
Importante: Revocar requiere una reconfiguración completa para reconectar. Usa Desactivar si solo necesitas una pausa temporal.
Solución de problemas
Fin no responde a los tickets de HubSpot
Si Fin no está recogiendo tickets, verifica lo siguiente:
HubSpot Workflows: En HubSpot, ve a Automatización > Workflows y confirma que los cuatro workflows de Fin estén habilitados.
Asignación: Asegúrate de que el workflow Assign New Tickets esté asignando correctamente los tickets al usuario agente designado de Fin AI.
Estado de la conexión: Verifica que la conexión OAuth siga activa en la configuración Deploy de tu espacio de trabajo Fin. Si ha expirado, vuelve a autorizar la conexión.
Fin Workflow: Confirma que el workflow de Fin en tu espacio de trabajo esté configurado como Live.
Usuario de HubSpot no aparece en el selector
Si no puedes encontrar al usuario dedicado "Fin AI" en la lista de agentes, verifica que el usuario tenga un asiento de soporte válido en HubSpot con los permisos correctos.
Tomando el control de una conversación de Fin
Si necesitas intervenir mientras Fin está manejando activamente un ticket, no desasignes manualmente a Fin antes de responder. Desasignar a Fin primero significa que no procesará ningún mensaje entrante, porque ya no está asignado al ticket.
En cambio, simplemente responde directamente en HubSpot sin cambiar la asignación. Fin detecta que un compañero ha respondido y se retira automáticamente: no enviará más respuestas y actualizará las etiquetas de Fin para reflejar la transferencia.
Preguntas frecuentes
¿Puede el título del ticket de HubSpot ser dinámico?
¿Puede el título del ticket de HubSpot ser dinámico?
Los títulos de los tickets de HubSpot son actualmente estáticos. Los títulos dinámicos (por ejemplo, que incluyan nombre de audiencia, correo del visitante o tema de conversación) aún no son compatibles como opción nativa.
¿Qué valores de etiqueta aplica Fin a los tickets de HubSpot?
¿Qué valores de etiqueta aplica Fin a los tickets de HubSpot?
Fin usa las siguientes etiquetas para rastrear los estados del ticket a lo largo del ciclo de vida de la conversación:
fin-involved — Fin participó en la conversación.
fin-soft-resolution — Fin proporcionó una respuesta pero el ticket no fue confirmado como resuelto.
fin-resolved — Fin resolvió completamente el ticket.
fin-routed-to-team — El ticket fue entregado a un compañero humano.
Estos son los mismos valores de etiqueta usados en todas las integraciones Fin.